ב'קריסטל אמנות בתקשורת' אנו מעניקים ללקוחותינו מגוון שירותים המסייעים להם לקדם את אמנותם. קשרי מדיה מסורתית ומדיה חברתית, יעוץ והכוונה אישית, קידום עסקי, שבסופו של יום, תורמים רבות להופעה ולנראות שלהם באמצעי התקשורת השונים ומסייעים להם בקידום תוכניותיהם -בצורה חיובית, מקצועית ואפקטיבית, לעבר המטרות שהציבו לעצמם.
ביחסי ציבור – המשימה שלנו, לתת לעיתונאים סיפור נכון שיגרום לעורכים להתייחס דווקא לאייטם שלנו, בכדי שיהפוך באמצעותם לנושא הסיקור..
הערה: הטקסט רשום בלשון זכר אך פונה לשני המינים. הטקסט נכתב באופן זה מטעמי נוחות בלבד.
כל מעשה, במחשבה תחילה.
מספר נקודות עליהם רצוי שתחשבו לפני שאתם קושרים את גורלכם עם סוכנות / משרד יחסי ציבור מתאים לקידום אמנתוכם.
• מה תרצה להשיג מהשימוש ביחסי ציבור?
אנו מניחים שהרצון שלך בבכירת משרד מתאים המעניק שירותי יחסי ציבור, אינו נובע מכך שראית או שמעת שגם קולגה שלך משתמש בשירות כזה, אלא הגעת למסקנה ששירותי יחסי ציבור, הם הפתרון הנכון לצרכים המקצועיים שלך. חשוב שתשקיע מחשבה בעניין, ובשלב מוקדם, ככל האפשר תנסה להבין – וגם לרשום – את המטרות שלך שבשימוש ביח"צ: תערוכה חדשה, קטלוג/ספר אמן, מופע, סרט, פרויקט חדש , או כל דבר אחר שחשוב לך שיכנס לתודעה הציבורית/תקשורתית ויזכה לחשיפה? ברגע שתבין מה אתה צריך, יהיה לך קל יותר להעביר זאת לאנשי יח"צ בהם תפגוש, תוך הסכמה משותפת על המטרות, הציפיות, לוחות זמנים ריאליים ונקודות להשגה. רצוי גם שתבדוק מול הסוכנות המיועדת מה כלול בחבילה שתקבל: האם יש בפנים, מעבר לקשרי מדיה מסורתית (עיתונות, רדיו, טלוויזיה), גם חשיפת הפעילות שלך ברשתות חברתיות, אתרים רלוונטיים, בלוגים וכו', פניה לאוצרים, מוזיאונים, גלריות, אספנים ומשפיעים נוספים על דעת הקהל וקהילת האמנות?
• טיפים והמלצות
מודים, מעולם לא יצאנו ל'צוד' לקוחות. תקראו לזה התנהלות לא תקינה. אנו תמיד מעדיפים שלקוחות יבואו אלינו מרצונם. וזה קורה בגלל המלצות ובירורים שעשו עלינו עם חברים/קולגות לעבודה. באותה מידה, כשאתם הולכים לחפש סוכנות יחסי ציבור, אל תשכחו לבדוק מה חושבים האנשים שבסביבתכם. מה הם יודעים על סוכנויות שיתאימו לכם, על מי הם ממליצים ואת מי הם מעריכים יותר. אתם רוצים להיות יסודיים ומעמיקים יותר? בדקו קמפיין יח"צ שהרשים אתכם בתחום הפעילות שלכם, בדקו מי עומד מאחוריו. עקבו אחרי הפעילות של המשרד בו אתם מתעניינים ברשת האינטרנט, כמו גם באתר שהוא מנהל. וטיפ נוסף, עקבו אחרי תיקי העיתונות של לקוחותיו. מה השיג עבורם, בסופו של עניין זו ההוכחה ליכולות ולהישגים של המשרד. וכן, אם יש לכם קשר עם עיתונאים ואנשי מקצוע, אל תשכחו לבצע את הבירור גם איתם. כמו גם עם לקוחות המשרד, לו הייתם רוצים לתת את הטיפול בענייניכם.
• משרד יח"צ מתמחה
זה השלב לבדוק האם הסוכנויות שאתה מתכוון לפגוש, אכן עוסקות בתחום שלך וכי יש להן ניסיון עשיר בטיפול בלקוחות מסוגך. משרד יחסי ציבור 'כלבויניק' אולי יעשה עבודה נפלאה בקידום תמרוקים ומים מינרליים, אבל כדי לקדם אמן/יוצר העוסק באמנות ויצירה חייבים להגיע למשרד יח"צ המתמחה בתחום, או בתחומים משיקים. קח בחשבון עובדת בסיס אחת: זה המשרד שהולך לייצג אותך, לעמוד בחזית. להוות הפנים שלך מול אמצעי התקשורת, הוא חייב לדבר בשפה שלך ולהבין היטב מה הוא "מוכר" לתקשורת.
• בדיקת שוק
שווה לבדוק מה קורה אצל המתחרים. בדיקה פשוטה תוכל לתת לך את התשובה הרלוונטית. האם המשרד אליו אתה פונה מצוי בעניינים. מכיר ושולט בתחום העיסוק שלך. מוכר באמצעי התקשורת השונים וזוכה להערכה על פועלו המקצועי בקרב, עיתונאים, אנשי תקשורת, כמו גם בקרב אמנים, גלריות, מוזיאונים ואוצרים. זה ייתן לך מושג טוב עד כמה המשרד יטפל בך באופן מקצועי ויעניק מענה הולם לצרכיך.
• תיאום ציפיות
את תיאום הציפיות תתחיל כבר מהבית. נסה, עם יד על הלב, להסתכל על "המוצר" שלך, (גם יצירת אמנות היא מוצר, לו יש קהל וביקוש) או כל מטרה אחרת שהצבת לעצמך ולהבין מה סיכויי הכניסה שלו לתקשורת, לסוגיה השונים. בפגישה עם מנהל סוכנות יח"צ הצב בפניו את אותה שאלה. בדוק איך הוא רואה את "המוצר" שלך ומה הוא חושב יעבוד הכי טוב בקשרים עם התקשורת. נסה להבין מה החלק שלך בתהליך הצפוי ומה חלקה של סוכנות יח"צ. כדאי לעשות זאת בשלב המקדמי, כי אם לא, יש מצב שתמצא את עצמך כותב הודעות ומאמרים, מייצר רעיונות חדשניים לפעילות , ובקיצור, עובד בשביל היח"צ ולא להיפך.
• למה עוד לצפות?
אתה עומד בפני שאלה מכרעת "איזה משרד יח"צ עליך להעסיק"? את עיקר צרכיך, יש להניח שהגדרת ואתה יודע, פחות או יותר, למה לצפות. אבל, באיזה עוד תחומים ניתן להיעזר במשרד של היח"צ? אולי הוא יכול לתת לך פתרונות בתחומי הפקת התערוכה, בחירת האוצר, צילומי העבודות, הכנת קטלוג, צילום וידיאו של התערוכה ואירוע הפתיחה, קיום אירועים נוספים, קשרים רלוונטיים עם אנשי מקצוע וקובעי דעת קהל? אולי במדיה חברתית? אולי המשרד יכול גם לתחזק את הבלוג, או האתר שלך? לתת פידבק על פעילויות שיווקיות אחרות? ורגע, בהזדמנות זו רצוי מאוד לבדוק מהן פעילויות ה"אקסטרה" עליהן תידרש לשלם מעבר לתשלום עבור היח"צ.
• שים לב, עם מי אתה נפגש?
רצוי כבר על ההתחלה להתעקש לפגוש את האנשים שיעבדו מולך. אל תסתפק בפגישה עם נציגי הסוכנות שמטרתם להרשים אותך ביכולות ובהישגים של המשרד. אם לפגישה הגיע מנהל הסוכנות, והוא לא זה שיטפל ישירות בתיק שלך? אתה בעצם קונה חתול בשק. יש מצב שתיפול במוקדם או במאוחר בידי תקציבאי מתחיל, שזה עתה סיים את לימודיו העיוניים ולא בטוח שלסוג השרות הזה פיללת.
• הגודל קובע?
את השאלה צריך דווקא להתחיל לבחון מההיבט התקציבי, כמאמר האמרה המפורסמת: "מה שתשלם – אותו תקבל". יש להניח שאם אתה מצפה לשלם סכום נמוך משמעותית מהמקובל בשוק, צפה לקבל שירות בהתאם. ומכאן, רצוי שתעריך נכונה את השירותים אותם תקבל מהמשרד אותו אתה מתכוון להעסיק, בכדי שתוכל לתכנן את התקציב הדרוש לך לניהול הקמפיין. ובנוסף, רצוי שתבדוק מה יהיה מקומך בסוכנות, ביחס ללקוחות האחרים בהם מטפל המשרד. האם הוא ערוך להעניק לך את מלוא תשומת הלב ולעמוד לרשותך באופן רצוף ושוטף, או לגלגל אותך לטיפולו של עוזר זוטר במשרד ובכך לצאת ידי חובתו?. רצוי שתשאל עצמך, היכן תרצה להיות מטופל? בחברת יח"צ גדולה , או בסוכנות בוטיק קטנה ואיכותית? אם יש לך שאיפות להגיע לשווקים זרים והרבה כסף להקצות למטרה זו, יש להניח שתבחר במשרד הגדול. אך אם אתה רוצה מחיר שפוי הנקוב בשקלים, והבנה טובה יותר של השוק מקומי, לך על הסוכנויות הצנועות יותר, שידעו להעניק לך את השירות הנכון לצרכיך.
• ומי הם לקוחותיו של המשרד המיועד?
את הנתון הזה תוכל לדעת מראש בהצצה לאתר סוכנות יח"צ ולרשימת הלקוחות שלה. שתי סיבות לשאלה: 1 הרשימה תיתן לך אינדיקציה האם זהו תחום ההתמחות של הסוכנות. 2 . תוכל לראות אם יש שם מתחרים ישירים שלך. סביר שסוכנות יח"צ המטפלת במתחרה ישיר, כלל לא תגיע איתך לשלב הפגישה המקדמית, וביוזמתה. כך לפחות צריך לקוות.
• דוגמאות והוכחות
שווה בפגישה הראשונה לבקש מהסוכנות המיועדת דוגמאות לכמה פרויקטים, שביצעה, או לבעיות/מטרות הדומות לאלה שמאפיינות את הצרכים שלך. זו הזדמנות טובה לראות איך טופל הנושא מראשיתו ועד סופו ואיך ובאיזה אמצעים הושגו המטרות.
• מדיה חברתית
תחום יחסי הציבור קרוב היום מאשר אי פעם בעבר לפעילות מדיה חברתית, כמו גם לדיגיטל ולפעילות מובייל. רצוי שתבחר במשרד השולט בזירה ויודע כיצד למקום אותך באופן בולט ב"זירה החברתית", כמו גם באתרים רלוונטיים לתחום עיסוקך ואיך לרתום אותם לצרכי פעילויות יחסי הציבור שלך.
• סמן V
בגדול, יש כמה תכונות שצריך לחפש בסוכנות יחסי ציבור טובה, שלבעליה תהיה שליטה על תהליכים. שיידע לקחת אחריות. שיהיה מסוגל לאבחן קדימויות. שיידע לעמוד על שלו ולומר 'לא' אם משהו לא נראה לו. שצוות המשרד יהיה אקטיבי ויוזם, שתהיה לו המיומנות לכתוב את סוגי הטקסטים הנדרשים, מהודעות לעיתונות, הצעות לכתבות, דרך פוסטים לבלוג ועד מאמרי רוחב. שיבינו ויכירו את הזירה התקשורתית. והחשוב מכל, שלא יתחייבו בפניך לחשיפה, שמאוחר יותר לא יוכלו לעמוד בה.
• מה התהליך
שווה לבחון מקרוב מה אמור לקרות מרגע החתימה על החוזה. מה הנהלים? או, איך ינוהל התיק שלך? מי קובע את המטרות? מה מצפים ממך ולמה צריך לצפות מהצד השני? שיחה שבועית קבועה? דו"ח המלווה בתיק קטעי עיתונות? איך בודקים את הסוכנות, האם עמדה ביעדים ואיזה מדדים יופעלו? תוך כמה זמן צריך כבר לראות תוצאות? אם כבר התחייבת לשלם ריטיינר חודשי, כדאי מאוד שגם תראה תוצאות. מכאן, חשוב ביותר לתאם ציפיות ולהקפיד על נהלים.
• התאמה אישית
כמו בכל תחום אחר, בו כמה אנשים צריכים לעבוד יחד וצמוד, כדאי שתהיה כימיה בין הנפשות הפועלות ושהן ישדרו על אותו הגל. כשאתה כבר יודע מי הצוות שיעמוד מולך ומי האנשים שיעניקו לך את שירותם, שווה לערוך לפחות פגישה אחת בהשתתפות המעורבים כדי לבחון כיצד עובד הזיווג החדש ולוודא שיש לצד הזה דנא הדומה לזה שלך.
בשורה התחתונה, חברת/סוכנות יחסי ציבור אחראית לעיצובה של הדרך בה את/ה והפעילות שלך נתפסת על ידי אמצעי התקשורת ועל ידי "שוק" האמנות, זהו תפקיד קריטי ביותר, חוליה חשובה מאוד בשרשרת הפעילות השיווקית שלך והתפקיד שלך הוא לוודא שהחוליה הזו לא תהיה החוליה החלשה.